Отдел Контроля качества и документооборота

Мамытбек кызы Аида - заведующий отдела Документационного обеспечения и контроля

Исмаилова Жеренчи Медерович - главный специалист по развитию государственного языка

Азек кызы Айгуль - Ведущий специалист отдела Документационного обеспечения и контроля

Кадырбекова Эрмека Кадырбековна - Специалист отдела Документационного обеспечения и контроля

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе документационного обеспечения и контроля

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.      Отдел документационного обеспечения и контроля Муниципальной администрации мэрии г.Бишкек по Ленинскому административному району (далее - Отдел) является структурным подразделением аппарата Муниципальной администрации мэрии г.Бишкек по Ленинскому административному району (далее-муниципальная администрация), организует делопроизводство, осуществляет регистрацию входящих и исходящих документов, а также обеспечивает контроль за состоянием исполнительской дисциплины согласно Регламента муниципальной администрации и постановления Правительства Кыргызской Республики 23 июля 2012 года № 517 «О Типовой инструкции по делопроизводству в Кыргызской Республике», проводит работу над усовершенствованием процесса документооборота муниципальной администрации.

1.2.      Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией, Законами

Кыргызской Республики, Указами и распоряжениями Президента Кыргызской Республики, постановлениями и распоряжениями Правительства Кыргызской Республики, распоряжениями Премьер-министра Кыргызской Республики, постановлениями и распоряжениями мэрии г. Бишкек, постановлениями            депутатов Бишкекского городского Кенеша,

постановлениями и распоряжениями муниципальной администрации и другими нормативными правовыми актами, а также настоящим Положением.

1.3.      Сотрудники    отдела являются муниципальными служащими,

осуществляющими свои функции, установленные Положением «Об аппарате Муниципальной администрации мэрии г.Бишкек» и настоящим Положением.

1.4.      Назначение и освобождение от должностей сотрудников Отдела производится главой муниципальной администрации. Основанием для назначения и заключения трудового договора на должность является решение конкурсной комиссии. Квалификационные требования к гражданам, претендующим на административные должности муниципальной службы включают требования статьи 16 Закона Кыргызской Республики «О муниципальной службе».

1.5.      Сотрудники отдела в пределах своей компетенции, определенной

Положением «Об аппарате Муниципальной администрации мэрии города Бишкек по Ленинскому административному району» и настоящим Положением, являются представителями главы  муниципальной

администрации. Отдел осуществляет свою деятельность в тесном

взаимодействии с другими структурными подразделениями аппарата муниципальной администрации мэрии г.Бишкек по Ленинскому административному району, структурными подразделениями мэрии г.Бишкек, районными структурными подразделениями министерств, государственных комитетов и административных ведомств Кыргызской Республики (далее - районные структурные подразделения).

И. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Отдел состоит из четырех штатных единиц, назначаемых и освобождаемых от должности главой муниципальной администрации по Ленинскому району:

-           заведующий отделом - 1

-           главный специалист (по гос. языку) - 1

-           ведущий специалист - 1

-           специалист - 1

III. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

3.1.Основными задачами отдела являются:

-           разработка и обеспечение реализации единой согласованной политики муниципальной администрации по курируемым вопросам;

-           координация и обеспечение эффективности деятельности структурных и территориальных подразделений муниципальной администрации по реализации задач основному направлению деятельности;

контроль по исполнению структурными и территориальными подразделениями муниципальной администрации нормативно-правовых актов Кыргызской Республики, подзаконных актов, поручений вышестоящих органов, решений мэрии г.Бишкек, городского кенеша, постановлений коллегии мэрии, Муниципальной администрации и иной корреспонденции по вопросам отнесенным к компетенции отдела;

-           проведение систематического анализа за своевременным исполнением документов, поступивших из мэрии г. Бишкек Администрации Президента Кыргызской Республики, Правительства Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, министерств, ведомств, агентств, организаций. Представление подготовленных отделами и службами сведений, информаций по адресам в установленные сроки;

-           контроль и координация действий по исполнению входящей и исходящей документации администрации;

-           документальное обеспечение деятельности муниципальной администрации;

-           оформление и выпуск постановлений, распоряжений главы муниципальной администрации;

-           обеспечение режима секретности при работе с документами сотрудников муниципальной администрации;

-           организация работы с поступающими в муниципальную администрацию письмами, заявлениями и жалобами граждан, контроль за их своевременным рассмотрением;

-           организация приема главой муниципальной администрации граждан по личным вопросам и обеспечение контроля исполнения поручений главы по итогам приема;

-           разноска, размножение и рассылка постановлений, распоряжений и др. документов муниципальной администрации;

-           организация и осуществления контроля за выполнением отделами муниципальной администрации, предприятиями и учреждениями, службами, другими органами государственного управления района, постановлений, распоряжений и поручений главы муниципальной администрации, решений коллегии, активов и совещаний;

-           осуществление приема граждан по вопросам работы Отдела, проставление печатей на все виды документов, подписанных руководством администрации;

-           участие в подготовке проектов нормативных правовых актов и их экспертизе.

3.2. В соответствии с основными задачами на отдел возлагаются следующие функции:

-           осуществляет контроль за своевременным исполнением поручений и решений Президента Кыргызской Республики, постановлений и распоряжений Правительства Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша Кыргызской Республики, решений Бишкекского городского Кенеша, коллегии мэрии г.Бишкек и ее постановлений и распоряжений.

-           организация и обеспечения функционирования в отделах муниципальной администрации в структурных подразделениях района единой системы делопроизводства, разработка сводной номенклатуры дел;

-           обеспечение оперативного прохождения Документов в муниципальной администрации и документационное обеспечение структурных подразделений района;

-           обеспечение связи по вопросам реализации Закона Кыргызской Республики «Об утверждении Положения о порядке рассмотрения электронных обращений, поступивших посредством Интернет-портала электронных обращений» с прессой и общественными организациями;

-           прием, учет, направления и доставка поступающей служебной корреспонденции, отправка служебных документов и другой исходящей корреспонденции;

-           осуществление контроля за сроками реализации и исполнения входящих документов;

-           организация работы по оформлению и выпуску постановлений, распоряжений, поручений главы муниципальной администрации;

-           прием, учет и хранение законченных делопроизводством документов муниципальной администрации, подготовка и передача документов на государственное хранение;

оказание практической и методической помощи по вопросам документационного обеспечение отделам администрации и структурным подразделениям района;

-           контроль соблюдения регламента работы с документами в муниципальной администрации и структурных подразделений;

-           контроль соблюдения исполнительской дисциплины администрации;

-           организует учебу сотрудников аппарата администрации и структурных подразделений, оказание практической и методической помощи по вопросам делопроизводства;

-           прием, учет и хранение подлинников постановлений, распоряжений муниципальной администрации;

участие в подготовке проектов нормативных правовых актов, разрабатываемых администрацией;

-           разработка -и представление руководству предложений по устранению недостатков в деятельности муниципальной администрации мэрии г.Бишкек, выявленных при рассмотрении претензий и хозяйственных споров;

-           проверка соответствия и осуществление методического руководства правовой работой в аппарате муниципальной администрации мэрии г. Бишкек, организация обмена опытом работы, проведение семинаров и других мероприятий;

-           взаимодействие с Отделами аппарата мэрии города Бишкек, а также структурными подразделениями района, координация их деятельности по курируемым вопросам.

  1. ПОЛНОМОЧИЯ ОТДЕЛА

Отдел полномочен:

-           запрашивать и получать от отделов администрации, структурных подразделений района, ее комиссии, подведомственных организаций материалы и информации, необходимые для выполнения функций, возложенных на отдел документационного обеспечения и контроля;

-           осуществлять контроль, организовывать и проводить проверки соблюдения установленного порядка работы с документами в отделах администрации, структурных подразделениях района, ее комиссиях, в подведомственных организациях;

-           возвращать в отделы администрации, структурные подразделения района, подведомственные организации для доработки документов, оформленных с нарушениями установленных правил;

-           осуществлять контроль за рассмотрением заявлений, жалоб и предложений граждан в отделах, структурных подразделений района, подведомственных организаций;

-           вести переписку по вопросам, относящимся к компетенции отдела.

-           указывать на недостатки, выявленные по оформлению документов и служебной корреспонденции, поступивших в муниципальную администрацию, которые являются обязательными для устранения отделами

муниципальной администрации, структурными подразделениями района и подведомственными организациями;

-           получать в первоочередном порядке для ознакомления, использования в работе нормативные акты, поступающие в муниципальную администрацию;

запрашивать и получать от должностных лиц муниципальной администрации документы правового характера и другие сведения, необходимые для выполнения возложенных на Отдел функций;

-           проводит проверку выполнения Закона Кыргызской Республики «О

государственном языке» Муниципальными территориальными управлениями № 1, 2, 3, 4, 5, «Чон-Арык» структурными и территориальными подразделениями, на предприятиях в организациях и учреждениях района, принимает меры по устранению выполненных недостатков;

-           проводит обучение сотрудников аппарата муниципальной администрации и структурных подразделений по ведению делопроизводства на государственном языке;

-           организовывает мероприятия по внедрению государственного языка среди населения;

-           по поручению заведующего Отделом выполняет и другие функции;

-           в случае отсутствия заведующего отделом ее функции исполняет один из специалистов отдела.

Close